Программное обеспечение Skillaz
Общее руководство
Содержание

1. Назначение и область применения

2. Краткое руководство по работе с системой Skillaz

2.1. Витрина и работа с Кандидатами

2.1.1. Добавление Кандидата

2.1.2. Поиск по витрине и Фильтры

2.1.3. Карточка Кандидата

2.1.4. Работа с Кандидатом по Воронке

2.2. Вакансии

2.3. Заявки

2.4. Аккаунты

2.5. Пользователи

2.6. Роли



1. Назначение и область применения

Этот документ представляет собой общее руководство для программного обеспечения Skillaz. Руководство адресовано техническим специалистам, рекрутерам, а также их руководителям.

Руководство также описывает возможности программного обеспечения Skillaz по разграничению доступа пользователей к функциям программного обеспечения Skillaz и информации, хранящейся в системе.



2. Функциональные возможности ПО «Skillaz»

Функциональные возможности ПО «Skillaz» можно разделить на две группы: реализованные и планируемые к реализации.

Реализованные функциональные возможности:

- работа с витриной кандидатов:

o добавление кандидата;

o поиск и фильтрация;

o работа с карточкой кандидата;

o проведение кандидата через рекрутинговую воронку;

- работа с вакансиями и заявками;

- подключение аккаунтов работных сайтов;

- управление пользователями;

- ролевое разграничение доступа.

Планируемые к реализации функциональные возможности:

- видео-интервью;

- рассылка смс;

- телефония.



3. Инструкция по установке

3.1. Установка и настройка среды функционирования

Перед началом установки демо-версии ПО «Skillaz» необходимо выполнить установку и настройку компонент среды функционирования, указанных в Таблице 1 настоящего документа в следующей последовательности:

- операционная система;

- средство контейнеризации;

- хотя бы один из веб-браузеров.

Загрузить бесплатную версию ПО «Docker Desktop» можно перейдя по ссылке https://www.docker.com/products/docker-desktop



3.2. Установка и настройка ПО «Skillaz»

Для начала установки загрузите архив с экземпляром ПО, размещенным на странице https://skillaz.ru/productinformation

Распакуйте загруженный архив «skillaz.zip» в каталог «C:\Skillaz». Описание каждого фала представлено в таблице 2

В разделе «Dashboards» ПО «Docker Desktop» появится приложение Skillaz, состоящее из трех контейнеров:

- skillaz-frontend; содержит код, реализующий пользовательский интерфейс и функции, работающие на клиентской стороне веб-приложения;

- skillaz-backend; содержит код, реализующий логику работы веб-приложения, работающий на серверной стороне;

- skillaz-db[1]; содержит базу данных MongoDB.

Пример запущенного приложения представлен на Рисунке 1


[1] В качестве СУБД используется MongoDB 4.0.5, документоориентированная СУБД с открытым исходным кодом, распространяемая под лицензией на свободное программное обеспечение Server Side Public License (SSPL)


3.3. Проверка работоспособности

Для проверки корректности установки необходимо запустить веб-браузер и ввести в адресной строке localhost:3000. Если установка прошла успешно, в окне браузера отобразится страница приветствия с окном авторизации. Вид данной страницы представлен на Рисунке 2. Для входа в систему используйте логин admin@admin.ru и пароль @WSXzaq1.

4. Краткое руководство по работе с системой Skillaz

4.1. Витрина и работа с Кандидатами

На Витрине находится список Кандидатов с краткой информацией о каждом из них. Кандидаты добавляются туда автоматически или вручную с привязкой к определенной Вакансии. Витрина Кандидатов предусматривает возможность выгрузки списка Кандидатов, также в витрине существует возможность переводить их на другие вакансии, просматривать, изменять статусы и фильтровать.

При нажатии на ФИО происходит переход на карточку Кандидата. В системе предусмотрена возможность добавлять файлы-вложения к профилю Кандидата, просматривать историю откликов.

4.1.1. Добавление Кандидата

Существует несколько способов добавления Кандидатов. В витрине есть кнопка «+ Кандидат», которая позволяет добавить Кандидата вручную (Рисунок 5).

В открытую форму «Добавить Кандидата» вносятся основные сведения о Кандидате, а также источник (например, работный сайт), из которого берется информация о Кандидате (Рисунки 5 и 6).
4.1.2. Поиск по витрине и Фильтры

Поиск можно осуществлять несколькими способами, в зависимости от текущей задачи. Поиск конкретного Кандидата осуществляется с помощью поля «Найти по ФИО или почте» (Рисунок 7). Найти Кандидата можно введя его номер телефона без «+7», «8», либо введя его электронную почту, или по Имени и Фамилии.

Результат зависит от введенных данных. Таким образом поиск по телефону является самым точным, так как все Кандидаты указывают в своих резюме свой номер телефона (Рисунок 8). Следующим по актуальности идет поиск по электронной почте, которая также явно характеризует Кандидата. Но не все Кандидаты указывают в резюме свою электронную почту. Последним по актуальности идет поиск по Имени и Фамилии. Легко найти Кандидата с редким сочетанием имени и фамилии, но в остальных случаях в результате может найтись множество Кандидатов.

Поиск можно осуществлять по названию вакансии или заявки (Рисунок 9).
Результат отображается списком всех найденных Кандидатов под областью настроек поиска (Рисунок 10).
Фильтрация

Еще один способ поиска – фильтрация. Нажатием на кнопку «Фильтры», можно открыть форму «Добавить фильтры» (Рисунок 11).

Возможности фильтрации достаточно гибкие: мы можем отбирать определённых Кандидатов, по критериям, которые нас интересуют.

Например:

- Мы можем отфильтровать список по источникам;

- Повременным диапазонам (когда добавлен, когда обновлено резюме и т.п.);

- По статусам; по тегам, авторам тега или времени назначения тега;

- По статусам проверок;

- указать вывод только тех Кандидатов, у которых указано ответственное лицо;

- указать принцип сортировки (по дате обновления или по дате проставления статуса);

- скрыть или показать Кандидатов, прикрепленных к архивным вакансиям;

- по приоритетам (Назначено интервью на сегодня или нет).

Все фильтры представлены на Рисунках 12 и 13.

Результат фильтрации Кандидатов можно выгрузить в файл с расширением *.xlsx.
Выбор Кандидатов

С помощью кнопки «Выбрать Кандидатов» можно выбрать нескольких Кандидатов на витрине и массово изменить статус. Необходимо, чтобы все выбранные Кандидаты были в одинаковом статусе и имели одну и ту же Воронку (Рисунок 14).

4.1.3. Карточка Кандидата

В карточку Кандидата можно перейти нажатием по ФИО из Витрины Кандидатов. Здесь есть вся информация о Кандидате для пользователя системы.

Основные блоки с информацией в карточке Кандидата (Рисунок 15):

1. Фотография, ФИО, кнопка «Вложения» для загрузки и удаления вложений, список вложений, текущий статус Кандидата;

2. Блок функционала для взаимодействия пользователя системы с карточкой Кандидата:

a. Изменить статус – изменение статуса Кандидата в воронке;

b. Комментарий – добавить комментарий в блок «Воронка»;

c. Редактировать – изменить основную информацию о Кандидате, а также перевести Кандидата на другую вакансию (Рисунок 16). При этом в системе на Витрине появится такой же кандидат с новым статусом, у которого в истории сохранена информация по статусам предыдущей вакансии;

d. Изменить заявку;

e. Добавить тег – теги нужны в качестве уведомлений (нотификаций) о статусах Кандидата.

3. Блок информации о Кандидате. Во вкладке «Согласия» есть возможность запросить Согласие на обработку Персональных данных, там же отображаются данные о документах Кандидата и т.д.
Вкладка «Информация»:

a. Обрабатывает – это обычно рекрутер;

b. Вакансия, на которую откликнулся Кандидат (При нажатии на название вакансии осуществляется переход на страницу этой вакансии);

c. Можно посмотреть всех Кандидатов на эту вакансию;

d. Контактные данные Кандидата: по ним удобно осуществлять поиск конкретного Кандидата;

e. Резюме Кандидата.

4. Блок «История статусов…» - это визуальное представление воронки статусов. Каждое изменение статуса, тега, комментария отображается в этом блоке с подписью о том, кто и когда внес изменение.

4.1.4. Работа с Кандидатом по Воронке

Кандидату, который появляется на Витрине, автоматически присваивается этап «Новое» со статусом «Новый». Далее пользователь начинает работать с Кандидатом и переводить его на другой статус согласно заложенной ранее Воронке:

При переводе на определенные статусы есть возможность задать время и дату интервью, причины отказа, комментарии и т.п.

В системе также есть функция «Перевести в произвольный статус», доступ к ней предоставляется определенным пользователям (раздел Роли) (Рисунок 17).

4.2. Вакансии

Во вкладку «Вакансии» переход осуществляется из левого меню. Здесь отображаются все вакансии компании (Рисунок 18). Здесь можно создавать вакансии и фильтровать их. В верхней части страницы есть меню фильтрации вакансий (Рисунок 19). Отфильтровать можно:

- По позиции;

- По статусу (активна или закрыта);

- По городу;

- По департаменту;

- По месту работы (адрес).

У каждой вакансии отображается краткая информация о ней, по которой можно отфильтровать. Из меню «Вакансии» можно перейти на конкретную вакансию, щелкнув по названию вакансии, редактировать вакансию, добавлять комментарий, просмотреть всех Кандидатов на эту вакансию, а также посмотреть список заявок на подбор Кандидатов по этой вакансии.

4.3. Заявки

Меню «Заявки» аналогично меню «Вакансии». Здесь отображаются все заявки компании. Есть возможность создания заявки, фильтрации заявок (а также выгрузка результата фильтрации в .xlsx). Также можно перейти на страницу конкретной заявки, щелкнув по ее названию. Из этого же меню можно сразу отредактировать заявку, изменить статус заявки, если она находится в статусе отличном от «Открыта», создать заявку по образцу существующей заявки, добавить комментарий, а также просмотреть всех Кандидатов, подходящих к этой заявке (Рисунок 20).

4.4. Аккаунты

Добавление аккаунтов от работных сайтов:

- Переход в раздел аккаунты.

- Выбор работного сайта, на котором у вас есть активный аккаунт.

- Нажатие «Добавить аккаунт».

Аккаунты нужны для того, чтобы создать публикацию.

После проделанных действий вы добавите свой аккаунт в Skillaz.

Теперь, нужно синхронизировать его с работным сайтом, чтобы это сделать нажмите на вкладку «Активировать».

4.5. Пользователи

Пользователи – это сотрудники компании, напрямую занимающиеся подбором персонала или участвующие в этом процессе. Пользователь с ролью Администратор имеет возможность создавать новых пользователей.

При авторизации Пользователя в первый раз система попросит его сменить пароль. Выделенный пользователь с ролью Администратор компании может также сам заблокировать или разблокировать учетную запись пользователя. Для этого необходимо зайти в раздел «Пользователи» и нажать на пользователя.
Аналогично разделу «Витрина кандидатов», в разделе «Пользователи» есть блок поиск и фильтрации Пользователей. Кнопка «+ Пользователь» позволяет добавить одного Пользователя вручную. Кнопка «Пользователи» позволяет загрузить .xlsx-файл со списком Пользователей. В поле «Найти по ФИО или почте» можно найти конкретного Пользователя (в случае почты), или Пользователей (в случае ФИО). Поле «Выберите роль» позволяет отфильтровать список Пользователей по роли, например, рекрутера или администратора. Также можно отфильтровать по статусу Пользователя: Активный или Архивный. С помощью функции «Выбрать пользователей» можно массово изменить привязанные компании, а также роли Пользователей.
4.6. Роли

Роли – это способ разделения прав Пользователей, путем конфигурации доступа к системе, статусам и возможности перевода в статусы.

С помощью Ролей можно создать двух Пользователей и разграничить их возможности, определяя их обязанности. Например, Роль «Администратор» имеет полный доступ к системе, а Роль «Рекрутер» имеет доступ только к Витрине кандидата, и может изменять только конкретные статусы в Карточке кандидата.
Возможность редактирования, создания ролей также можно настроить в разделе «Роли». Администратор имеет такую возможность.

Добавить новую роль можно, щелкнув по кнопке «+ Роль». Для того, чтобы добавить новую Роль, достаточно ввести только название Роли в поле «Имя», так как оно обязательно. А все остальные настройки Роли – опциональны.

В разделе Роли можно также изменять права доступа у уже существующих Ролей, можно перенести Роль в Архив, чтобы ее нельзя было назначить Пользователю, но она была доступна для реактивации.