Time-management для HR: кадры и учет рабочего времени

Три причины, почему он нужен:

• Снижение стресса и контроль над промежуточными задачами. Управление временем помогает снизить стресс, контролировать выполнение плана и сосредоточиться на главных целях.
• Организация работы и повышение отдачи. Time-management позволяет эффективно распределить обязанности, расставить приоритеты и повысить вовлеченность сотрудников.
• Удовлетворённость работой. Управление своим расписанием дает возможность выделить больше времени на увлечения, хобби, отдых и восстановление, что снижает риск выгорания от профессиональной деятельности.

Гибкие методологии тайм-менеджмента позволяют быстро адаптироваться к изменениям и эффективно управлять проектами в условиях неопределённости.

Вот некоторые из этих техник:

• Принцип Парето. 20% задач обеспечивают 80% результата. Это означает, что небольшая доля факторов имеет значительное влияние на итог. Чтобы достичь лучших результатов, следует грамотно распределять своё время, выполняя вначале самые важные задачи, а затем остальные, в порядке приоритетности.
• Закон Паркинсона. В начале дня мозг легче справляется с трудными задачами. Сложность дела возрастает по мере увеличения времени, выделенного на её выполнение, из-за подготовки и страха перед задачей.
• Техника «помидора». Она заключается в делении дня на работу в течение 25 минут с последующим отдыхом 5 минут. Впоследствии интервалы можно увеличивать или сокращать.
• Scrum – это гибкая методология распределения труда, чаще всего применяемая для разработки ПО. Она основана на принципах командной работы и постоянного совершенствования. Этот метод предполагает выполнение проекта короткими циклами (спринтами), после каждого спринта происходит тестирование продукта.

Time-management и work-life-balance — важные аспекты успешной карьеры и личного благополучия. Time-management помогает эффективно использовать время, расставлять приоритеты и достигать поставленных целей. Work-life-balance обеспечивает гармонию между работой и личной жизнью, позволяя сохранять энергию и мотивацию для обеих сфер.

Эффективное управление временем играет ключевую роль в достижении баланса между работой и личной жизнью. Управление временем помогает определить приоритеты, снизить уровень стресса и улучшить качество жизни.

1. Создайте список задач на день. Перед началом рабочего дня составьте перечень дел, которые вы планируете выполнить. Это поможет вам организовать свое время и придать структуру вашему дню.

2. Приоритизируйте задачи. Определите, какие проекты для вас самые важные и срочные, и начните с них. Это поможет направить свою энергию и не пропустить дедлайны.

3. Избегайте мультизадачности. Фокусируйтесь на одной задаче за раз. Переключение между ними может замедлить вас и снизить качество выполнения работы.

4. Устанавливайте четкие сроки сдачи. Это поможет вам сосредоточиться и выполнить пункт из плана в установленное время. Кроме того, это позволит избежать прокрастинации.

5. Планируйте время на отдых и восстановление. Важно уделить внимание отдыху и расслабления, чтобы не перегружать себя и сохранить высокий уровень продуктивности.

6. Используйте инструменты для управления временем. Например, приложения для тайм-менеджмента. Элемент геймификации делает планирование своего времени менее стрессовым.

7. Не забывайте делегировать задачи. Это поможет вам разгрузиться и сконцентрироваться на самом важном.

Корпоративный тайм-менеджмент – это эффективный способ организации рабочего времени внутри компании. Есть несколько способов, как организовать своих сотрудников:

1. Установите четкие цели и приоритеты для каждого сотрудника. Сделайте план работы коллектива на неделю или месяц, определите основные задачи и сроки их выполнения.

2. Используйте системы управления временем. Можно использовать тайм-трекинг или управление задачами с помощью специальных приложений или программ.

3. Обучите сотрудников методикам тайм-менеджмента. Проведите тренинги и семинары по управлению временем, поделитесь лучшими практиками и приемами. Каждый сможет выбрать наиболее комфортную для себя методику.

4. Поощряйте правильное использование времени. Поощряйте сотрудников, которые эффективно используют свое время и выполняют KPI в срок.

5. Следите за процессом выполнения задач. Проводите регулярные отчеты и обсуждения по результатам работы сотрудников, давайте обратную связь и помощь в случае необходимости.

6. Создайте благоприятные условия для работы. Обеспечьте работников необходимыми инструментами и ресурсами, учитывая их индивидуальные потребности.

Соблюдая эти рекомендации, вы сможете организовать работу своих сотрудников в соответствии с корпоративным тайм-менеджментом и повысить производительность вашей компании.

HRM-система – это платформа с гибким внедрением, возможностью строить целевые процессы, собирать статистику и выходить на новые уровни производительности. Такие платформы позволяют снизить количество ручных операций для рекрутеров и освободить их время для выполнения более важных задач.

Так, в HRM-системе Skillaz встроен большой перечень инструментов для автоматизаций найма персонала, а именно:

• Автоматическое создание заявок;
• Автопубликации на работных сайтах;
• Автоматический поиск и добавление кандидатов;
• Встроенная телефония с сохранением всей истории звонков;
• Автоматическая отправка ссылки на тестирование, аудио / видеоинтервью;
• Автоматическая отправка уведомления об интервью (СМС, почта);
• Видеоинтервью, согласование в системе;
• Онлайн-анкета, автоматическая отправка кандидата на проверку.

Это помогает снять рутинные задачи с HR-специалистов и улучшить их навыки тайм-менеджмента.

Кроме того, в систему встроен таск-трекер для рекрутеров. Очередь из задач по сопровождению кандидатов формируется автоматически. Также ведущий менеджер может по клику изменить приоритетность задачи или распределить цели по ролям и зонам ответственности. Так, сотрудникам не нужно вести свои планы в бумажных блокнотах или других планировщиках, все данные собраны в едином пространстве.